تعرف الفواتير الالكترونية على أنها  شكل من أشكال الفوترة الإلكترونية، والتي يتم استخدام أساليبها من قبل الشركاء التجاريين، مثل العملاء ومورديهم. لتقديم ومراقبة مستندات المعاملات بين بعضهم البعض والتأكد من الوفاء بشروط اتفاقيات التجارة الخاصة بهم، كما وتتضمن هذه المستندات الفواتير وأوامر الشراء وإشعارات الخصم والإشعارات الدائنة وشروط الدفع وتعليمات الدفع وإيصالات التحويل كلها ضمن ملف واحد.

تتضمن الفواتير الإلكترونية عدداً من التقنيات المختلفة وخيارات الإدخال وتُستخدم كمصطلح شامل لوصف أيّ طريقة يتم من خلالها تقديم الفاتورة إلكترونياً إلى العميل لإجراء عملية الدفع.

ذو صلة: دليل المبتدئين إلى قائمة التدفقات النقدية.

الغرض الرئيسي من الفواتير الالكترونية:

تتمثل المسؤولية الرئيسية لقسم الحسابات الدائنة في ضمان الموافقة على جميع الفواتير المعلقة من مورديها ومعالجتها ودفعها. وتتضمن معالجة الفاتورة تسجيل البيانات المهمة من الفاتورة وإدخالها في الأنظمة المالية أو أنظمة مسك الدفاتر الخاصة بالشركة، وبعد الانتهاء من الخلاصة، يجب أن تمر الفواتير من خلال عملية أعمال الشركة ليتم دفعها.

يمكن تعريف الفاتورة الإلكترونية على أنها بيانات الفاتورة المنظمة الصادرة في تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) أو تنسيقات (XML)، وربما باستخدام نماذج الويب الجاهزة المستندة إلى الإنترنت.

كما ويمكن تبادل هذه الوثائق بعدد من الطرق بما في ذلك ملفات التبادل الإلكتروني للبيانات أو (XML) أو (CSV).

من ناحيةٍ أخرى، يمكن تحميل هذه النسخ باستخدام رسائل البريد الإلكتروني أو الطابعات الافتراضية أو تطبيقات الويب أو مواقع (FTP)، ويجوز للشركة استخدام برامج التصوير لالتقاط البيانات من مستندات (PDF). أو الفواتير الورقية وإدخالها في نظام الفواتير الخاص بهم، بينما في الوقتِ نفسه يعمل هذا على تبسيط عملية التسجيل مع التأثير بشكلٍ إيجابي على جهود الاستدامة.

علاوةً على ذلك، تتم لدى بعض الشركات عملية الفوترة الإلكترونية الداخلية الخاصة بها؛ ومع ذلك، تقوم العديد من الشركات بتوظيف شركة خارجية لتنفيذ ودعم عمليات الفوترة الإلكترونية وأرشفة البيانات على خوادمها الخاصة.

بينما يؤدي تنوع الأشكال وقنوات التسليم إلى تعقيد استخدام الفواتير الإلكترونية، لكن من أجل تبسيط ذلك، يمكن استخدام طريقة امتداد الملف (INV)، وهذه العملية  تجعل ملفات (INV) قابلة للفتح بسهولة في برامج المحاسبة. 

أما في طريقة امتداد الملف يمكن أن يكون الملف بتنسيق (XML) وعلى الرغم من ذلك متوافق مع المعايير المطلوبة.

لتحصلوا على كافة الأخبار تابعونا عبر صفحاتنا الرسمية على الفيسبوك والانستغرام والتويتر واللينكدان.