الفواتير الالكترونية من أهم التطورات التي حدثت في الآونة الأخيرة، والتي رفعت كثيراً بيد الاقتصاد وبيد المحاسبة الالكترونية لتزدهر أكثر فأكثر.

نشأة الفواتير الالكترونية:

تبدأ نشأة الفواتير الالكترونية منذ منتصف الستينيات، بحيثُ بدأت الشركات في إنشاء روابط بيانات مع الشركاء التجاريين من أجل نقل المستندات مثل الفواتير وأوامر الشراء. وهذه الفكرة مستوحاة من فكرة المكتب غير الورقي ونقل البيانات بشكلٍ أكثر موثوقية، بحيثُ طوروا أول أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات، فكانت هذه الأنظمة فعّالة إلى حدٍ ما، لكنها جامدة. وغير متأقلمة مع الوضع ومع كلّ الطلبات التي يحتاجونها بالفعل في أعمالهم.

يبدو أن كل مجموعة من الشركاء التجاريين لديها طريقتها الخاصة في تبادل البيانات الإلكترونية, بحيثُ لم يكن هناك معيار يستطيع أيّ من الشركاء التجاريين اعتماده.

 ظلت هذه هي الطريقة الرئيسية لتبادل بيانات المعاملات بين الشركاء التجاريين حتى التسعينيات. 

بينما كان للتطبيقات الجديدة المستندة إلى الويب وظائف تلبي احتياجات كلّ من المورد والعميل، ونتيجةً لذلك، بدأت تظهر الشركات التي تقدم المزيد من تطبيقات الويب لواجهة المستخدم. 

كما وسمحت الشركات بتقديم الفواتير الفردية عبر الإنترنت بالإضافة إلى تحميل ملفات التبادل الإلكتروني للبيانات، بما في ذلك تنسيقات (CSV) و(PDF) و(XML). فين حين تسمح هذه الخدمات للموردين بتقديم فواتير لعملائهم لمطابقتها والموافقة عليها في تطبيق الويب الخاص بهم.

ذو صلة: الفواتير الالكترونية، والغرض الرئيسي منها.

 يمكن للموردين أيضاً الاطلاع على سجل بجميع الفواتير التي قدموها إلى عملائهم دون الوصول المباشر إلى أنظمة العملاء، هذا لأنه يتم تخزين جميع معلومات المعاملات في مراكز البيانات التابعة لشركة الجهة الخارجية التي توّفر تطبيق الويب الخاص بالفوترة.

في حين ذلك، ينظم العميل معلومات المعاملات هذه من أجل التحكم في مقدار المعلومات التي يُسمح للبائع برؤيتها. فمع تقدم الشركات في العصر الرقمي، يتحول المزيد والمزيد إلى خدمات الفواتير الإلكترونية لأتمتة أقسام حسابات الدفع الخاصة بهم. وأوضحت دراسة الفواتير الإلكترونية العالمية لعام 2012 معدل نمو الفواتير الإلكترونية، ووفقاً لهذه الدراسة، استخدم 73٪ من المشاركين الفواتير الإلكترونية إلى حدٍ ما في عام 2012. بزيادةٍ قدرُها 14٪ عن عام 2011،  وانخفضت مقاومة الموردين للفوترة الإلكترونية من 46٪ في عام 2011 إلى 26٪ في عام 2012.

تحرير استخدام الفواتير الإلكترونية:

لتمكين الفواتير الإلكترونية يجب أن تكون هناك طريقة موجودة لعرض المعاملات، وعادةً ما يكون نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو نظام المحاسبة هو المقصود.

 فيجب إنشاء التوجيه والقواعد في مواصفات المشروع،  ويتضمن هذا عادةً أعضاء الحسابات الدائنة وتكنولوجيا المعلومات وأحياناً المشتريات، وبمجرد إنشاء التوجيه للنظام، يمكن إعداد قواعد التحقق من الصحة لتقليل مقدار استثناءات الفاتورة. وفين ذلك يمكن أيضاً إعداد مزيد من التحقق لرفض الأخطاء وفواتير المطابقة الثلاثية وأوامر الشراء والمستندات الأخرى تلقائياً. ويمكن أن يحظى التحقق أيضاً الموردين بطلب القبول أو الرفض  بمجرد الانتهاء من مواصفات الفواتير الإلكترونية واكتمال الاختبار، يتم توصيل موردي الأعمال إلكترونياً، ويكون نظام الفوترة الإلكترونية جاهزاً.